La médiation en copropriété, un outil devenu incontournable
Revue CopropriétéPLUS, Automne 2014
Nous entendons de plus en plus parler des modes alternatifs de règlement des conflits comme étant des solutions plus humaines, plus souples et actuelles pour régler nos différends. Parmi ces modes alternatifs, nous retrouvons la négociation ou conciliation, la médiation et l'arbitrage.
Non seulement les modes alternatifs de règlement de différents sont-ils à la mode, mais suivant l'exemple des tribunaux qui ont déjà depuis quelques années instauré les conférences de règlement à l'amiable (CRA), le législateur emboîte le pas en mettant l'emphase sur ces moyens dans le nouveau Code de procédure civile (ci-après « nouveau Cpc ») dont l'entrée en vigueur est prévue pour l'automne 2015.
D'ailleurs, sur le site web du Ministère de la justice du Québec, le texte qui présente le nouveau Cpc s'intitule : « Une approche différente de la justice civile ». Les deux premiers paragraphes sont clairs quant à l'objectif du nouveau Cpc :
Le nouveau Code de procédure civile vise à rendre la justice civile beaucoup plus accessible, tout en préservant le droit de toutes les parties de faire valoir leurs droits auprès du tribunal.
Ainsi, dans le but de réduire les délais de justice, il met l'accent sur les modes amiables de règlement des conflits, comme la médiation, l'arbitrage ou la conciliation, des modes plus conviviaux, accessibles et rapides.
(les soulignés sont les nôtres)
Lorsque nous prenons connaissance des notes explicatives du Projet de loi qui institue le nouveau Cpc1, nous constatons qu'on y affirme que l'objectif principal de la loi est « d'assurer l'accessibilité, la qualité et la célérité de la justice civile, l'application juste, simple, proportionnée et économique de la procédure, l'exercice des droits des parties dans un esprit de coopération et d'équilibre .. . »
Pour réaliser cet objectif, nous retrouvons toujours dans les notes explicatives du projet de loi, le but des règles inscrites dans le nouveau Cpc et il est intéressant, pour notre propos, d'en reproduire le second paragraphe:
d'affirmer l'existence des modes privés et volontaires de prévention et de règlement des différends, d'inciter les parties à considérer le recours à ces modes avant de s'adresser aux tribunaux et à coopérer activement dans la recherche d'une solution et, le cas échéant, dans l'élaboration et l'application d'un protocole préjudiciaire.
(les soulignés sont les nôtres)
Au tout début de la loi qui institue le nouveau Code, qui deviendra par conséquent le nouveau Cpc dès son entrée en vigueur, on retrouve une disposition préliminaire composée de trois paragraphes. Or, le second paragraphe réfère d'entrée de jeu aux modes de prévention et de règlement des différends. Nous le reproduisons :
Le Code vise à permettre, dans l'intérêt public, la prévention et le règlement des différends et des litiges, par des procédés adéquats, efficients, empreints d'esprit de justice et favorisant la participation des personnes. Il vise également à assurer l'accessibilité, la qualité et la célérité de la justice civile, l'application juste, simple, proportionnée et économique de la procédure et l'exercice des droits des parties dans un esprit de coopération et d'équilibre, ainsi que le respect des personnes qui apportent leur concours à la justice.
(les soulignés sont les nôtres)
Enfin, les premiers articles du nouveau Cpc sont consacrés aux modes privés de prévention et de règlement des différends, soit le Titre 1 du Livre 1 du Cpc, composé des articles 1 à 7 inclusivement.
Pour nous mettre en contexte, nous reproduisons le premier article du nouveau Cpc :
1. Les modes privés de prévention et de règlement des différends sont choisis d'un commun accord par les parties intéressées, dans le but de prévenir un différend à naÎtre ou de résoudre un différend déjà né.
Ces modes privés sont principalement la négociation entre les parties au différend de même que la médiation ou l'arbitrage dans lesquels les parties font appel à l'assistance d'un tiers.
Les parties peuvent aussi recourir à tout autre mode qui leur convient et qu'elles considèrent adéquat, qu'il emprunte ou non à ces modes.
Les parties doivent considérer le recours aux modes privés de prévention et de règlement de leur différend avant de s'adresser aux tribunaux. (les soulignés sont les nôtres)
Par conséquent, dès l'entrée en vigueur du nouveau Cpc, les parties qui vivent une relation conflictuelle ou qui veulent en prévenir une à naître, n'auront pas le choix que de considérer de façon très sérieuse le recours à un mode alternatif de règlement des différends avant de saisir les tribunaux de leur affaire. Si cet article ne va pas jusqu'à les obliger à y recourir, il est toutefois prévu dans le nouveau Cpc qu'elles devront exposer dans le protocole de l'instance la considération qu'elles ont porté à ces modes de règlement2, et une violation de cette obligation de les considérer pourrait être sanctionnée par l'octroi de frais de justice par le tribunal3
C'est pourquoi il nous semble important que tous les acteurs et les intervenants du domaine de la copropriété divise se familiarisent dès maintenant avec l'un de ces modes de règlement les plus populaires et le plus fréquemment utilisé, soit la médiation, puisqu'il devient plus que jamais un élément incontournable de la résolution de leur différend.
Nous désirons donc, dans le présent article, vous entretenir de la médiation pour « démystifier » le plus possible cet outil simple, utile et pratique mis à votre portée, et qui est de plus en plus utilisé en copropriété divise. Nous croyons d'ailleurs que cette tendance est appelée à s'amplifier étant donné les avantages importants et évidents qu'elle procure. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle la Chambre des notaires a mis sur pied un projet pilote de médiation en copropriété à l'Ile des Sœurs, afin de s'ajuster pour entrer de plein pied dans cette nouvelle réalité.
En effet, dans bien des circonstances et tout particulièrement dans le cas d'un conflit dans un contexte de copropriété divise, afin de conserver une belle qualité relationnelle entre les personnes impliquées qui ont à se côtoyer régulièrement et qui devront continuer à le faire, il vaut mieux procéder par voie de médiation où chacune des parties participe et coopère activement afin de trouver une solution gagnantgagnant qui fera consensus plutôt que de se faire imposer un jugement qui consacrera un perdant et un gagnant.
D'ailleurs, notre consoeur Me Christine Gagnon, notaire, dans un article paru récemment4, affirmait le grand avantage d'utiliser les modes alternatifs de résolution des conflits en matière de copropriété divise. Pour soutenir ce point, elle fait l'énumération suivante des avantages que ces modes apportent aux parties: « discrétion, rapidité, solution négociée et, parfois même, économies, etc. »5
On trouve aussi, dans le Rapport du Comité consultatif sur la copropriété, la recommandation no. 2.7.1 en faveur de la médiation ou de l'arbitrage, recommandation que nous reproduisons :
2.7.1 Que la Chambre des notaires du Québec, le Barreau du Québec et l'organisme qui pourra être créé comme Régie de la copropriété, diffusent de l'information chez les copropriétaires et les syndicats au sujet de la possibilité de soumettre leurs conflits à la médiation et à l'arbitrage et sur l'utilité d'insérer des stipulations à ce sujet dans la déclaration de copropriété.
Dans le cadre que nous venons de décrire, il nous semble que nous ne pouvons plus ignorer les modes alternatifs de règlement des conflits en matière de copropriété divise et plus spécifiquement, pour les fins de cet article, l'un de ces modes qui est la médiation.
Voyons d'abord à définir ce qu'est la médiation.
On peut décrire la médiation comme étant un processus privé choisi volontairement par les parties qui sont impliquées dans un différend déjà né ou à naître, car la médiation peut aussi être utilisée à titre préventif. Dans le cadre de ce processus, les parties nomment de concert une tierce personne qui est et demeurera neutre et impartiale par rapport au conflit.
Cette personne prend le titre de médiateur et a pour fonction d'aider les parties à arriver ensemble à solutionner leur différend à l'amiable, sans toutefois leur imposer son point de vue. Le médiateur accompagne les parties et les amène à une réflexion sur la meilleure façon de trouver une solution mutuellement acceptable, en faisant ressortir leurs intérêts et leurs besoins respectifs. À l'aide du médiateur, les parties coopèrent activement et de bonne foi dans la recherche de solutions et dans l'élaboration et l'application d'un protocole.
Parmi les avantages de la médiation, on peut notamment citer les suivants :
- Il s'agit d'un processus entrepris de façon volontaire, et les parties demeurent en contrôle tout au long du processus; elles peuvent aussi, en tout temps, décider d'y mettre fin;
- Le médiateur n'a aucun pouvoir d'imposer aux parties son point de vue; ce sont les parties qui, assistées par le médiateur, envisagent et cherchent ensemble des solutions et qui décident de les retenir, si cela leur convient;
- Le processus se déroule dans un cadre souple et flexible adapté à chaque cas, bien qu'une structure minimale soit maintenue par le médiateur, dans le respect de tous, en privilégiant l'aspect humain. Ainsi, le médiateur, selon l'importance de l'enjeu, pourra à sa discrétion convoquer les participants à une conférence téléphonique ou une rencontre préparatoire afin de mieux connaître les particularités du différend et dès lors établir le lien de confiance;
- Les échanges qui ont lieu tout au long de la médiation sont confidentiels. Aucune information découlant de la médiation ne sort des murs qui l'ont abritée, à moins que les parties soient unanimement d'accord pour divulguer certaines informations;
- Les parties peuvent décider d'être accompagnées par une personne de leur choix pour les assister;
- En plus d'être souple, le processus de médiation est habituellement plus rapide qu'une instance entreprise devant les tribunaux judiciaires;
- Le processus de médiation est souvent moins coûteux pour les parties. Le médiateur charge habituellement un tarif horaire, basé sur ses années d'expérience et sur l'expertise qu'il a développée. Les honoraires du médiateur sont le plus souvent partagés à parts égales entre les parties, à moins d'une entente différente entre les parties. Il est bon de savoir que l'assurance juridique couvre habituellement les honoraires et déboursés du médiateur. Les honoraires de l'accompagnateur, s'il en est, sont évidemment à la charge de chaque partie;
- Lorsque les parties ne parviennent pas à s'entendre, elles peuvent toujours se retourner vers les tribunaux judiciaires, en autant que le délai de prescription ne soit pas expiré.
- À cet égard, il est à noter que le nouveau Cpc prévoit au second paragraphe de son article 7, la possibilité de renoncer à la prescription acquise ou au bénéfice du temps écoulé. Toujours selon cette même disposition, les participants pourront, au moyen d'une entente écrite, convenir de suspendre la prescription durant la procédure de médiation et ce, pour une durée n'excédant pas six mois;
Quant aux inconvénients du processus de médiation, nous en voyons peu, si ce n'est que les parties qui n'arriveront pas à s'entendre auront sacrifié un peu de temps et d'argent dans le processus.
Le seul bémol que nous apportons à ce qui précède est que nous sommes d'avis qu'en matière de copropriété divise, la médiation n'est pas nécessairement le remède approprié dans toutes les circonstances et nous nous expliquons.
En effet, certaines dispositions du Code civil du Québec (ci-après « C.c.Q. ») relatives à la copropriété divise ont été déclarées d'ordre public par les tribunaux. Or, nous émettons une réserve et avons des doutes sur le fait qu'il puisse être possible, par le biais d'une entente entre les parties, de contourner une disposition d'ordre public.
À titre d'exemple, voici certaines dispositions du C.c.Q. qui ont été déclarées d'ordre public:
- L'article 1041 concernant la façon d'établir la valeur relative de chaque fraction de la copropriété divise;
- L'article 1053 qui énumère le contenu minimal de la Déclaration de copropriété;
- L'article 1064 qui traite de la contribution des copro priétaires aux charges communes ainsi qu'au fonds de prévoyance;
- Les articles 1071 et 1072 concernant la consultation sur le budget et la contribution au fond de prévoyance;
- L'article 1077 décrétant la responsabilité du syndicat pour les dommages découlant d'un vice de conception ou de construction, ou le défaut d'entretien des parties communes;
- L'article 1087 qui traite de l'avis de convocation à l'assemblée annuelle et de son contenu;
- L'article 1090 relatif au nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire à l'assemblée;
- Par le jeu de l'article 1101, les articles 1096 à 1098 qui traitent des majorités requises pour les prises de décisions;
- Le délai prévu à l'article 1103 pour demander l'annulation d'une décision de l'assemblée;
- L'article 1108 qui traite de la façon de mettre fin à la copropriété.
Par contre, la médiation est une façon tout à fait appropriée pour solutionner toute divergence entre le syndicat et un ou des copropriétaires, ou encore entre des copropriétaires eux-mêmes, dont notamment, et à titre d'exemple uniquement, des travaux effectués ou à être effectués dans des parties privatives ou des parties communes ou communes à usage restreint, une divergence concernant les places de stationnement, la présence d'animaux, les troubles de voisinage tels le niveau sonore ou les habitudes et le comportement de copropriétaires, toute nuisance par les copropriétaires ou les occupants, le défaut de respecter la déclaration de copropriété, les mésententes concernant la consultation du registre de la copropriété et ses modalités, les réclamations contre le promoteur, les réclamations contre des entrepreneurs pour travaux mal exécutés (déficiences) ou contre tout autre entrepreneur mandaté par la suite, et nous en passons car les situations peuvent être nombreuses et très variées.
Afin de faciliter la mise en œuvre du processus de médiation, nous suggérons d'inclure dans la Déclaration de copropriété une clause de médiation ainsi qu'une clause conférant au conseil d'administration du syndicat le pouvoir d'y participer.
C'est d'ailleurs ce que notre consoeur, Me Christine Gagnon, suggère dans son article récent6, dont nous reproduisons l'extrait pertinent :
C'est pourquoi la déclaration de copropriété devrait comporter tant des clauses de médiation et d'arbitrage qu'une clause conférant au conseil d'administration le pouvoir de participer à une séance de médiation, de conférence de règlement à l'amiable ou à représenter le syndicat lors d'un arbitrage. Le représentant du conseil d'administration à une séance de médiation ou à une CRA devrait disposer des pouvoirs de convenir d'une transaction, sous réserve des pouvoirs de l'assemblée des copropriétaires. Les juges ont l'habitude d'exiger, préalablement à une séance de CRA, l'obtention d'un mandat clair de l'assemblée des copropriétaires qui liera le syndicat.
Voici un exemple, parmi d'autres, de clause qui rend la médiation ou l'arbitrage obligatoires, et qui se trouve déjà dans certaines déclarations de copropriété:
MÉDIATION ET ARBITRAGE
Tout désaccord ou différend relatif à la présente déclaration de copropriété ou découlant de l'interprétation des présentes ou de son application, y compris une impasse au sein du conseil d'administration, sera soumis à une médiation. À cet effet, les copropriétaires et administrateurs directement concernés et le syndicat, le cas échéant, devront participer à au moins une rencontre de médiation en y déléguant, au besoin, une personne en autorité de décision. Le médiateur sera choisi par les parties mais devra être un notaire ou un avocat exerçant en droit de la copropriété. Les personnes participant à cette médiation devront respecter le processus et les règles dont ils auront convenu de concert avec le médiateur.
Si la médiation prévue à l'article précédent n'a pas réglé le différend ou le désaccord relatif à la présente déclaration de copropriété pou découlant de l'interprétation des présentes ou de son application, tel différend ou désaccord devra être réglé par voie d'arbitrage, sous réserve des mesures conservatoires nécessaires pour protéger les droits de chacun, de la façon prévue ci-dessous.
Pour pouvoir se prévaloir du recours à l'arbitrage, une partie devra aviser par écrit l'autre partie de son intention de ce faire. Les parties devront alors, dans les quinze (75) jours de cet avis, nommer, d'un commun accord, un arbitre unique.
À défaut par les parties de s'entendre sur la nomination de l'arbitre unique dans ce délai, l'une ou l'autre des parties devra immédiatement requérir qu'un juge de la Cour supérieure du district dans lequel est situé l'immeuble, nomme l'arbitre unique.
Pour pouvoir agir comme arbitre, une personne devra en tout temps être un notaire ou un avocat exerçant en droit de la copropriété.
Pour tout différend qui aura été soumis à l'arbitrage, les parties devront aussitôt que requis de le faire, fournir avec diligence et intégrité, tout acte, document, preuve ou toute information que pourrait requérir l'arbitre.
Dès qu'il sera nommé, l'arbitre devra agir avec diligence. À compter de la fin de l'audition d'arbitrage, l'arbitre aura trente (30) jours pour rendre une décision écrite sur l'issue du différend et sur la responsabilité des frais et dépenses encourus pour l'arbitrage. Cette décision sera opposable à toutes les parties et liera chacune d'elles. La décision sera, dès lors, finale et sans appel et les parties devront s'y conformer.
Les présentes dispositions relatives à l'arbitrage ne s'appliqueront pas aux différends ou litiges qui concernent les créances qui sont de la compétence de la Cour du Québec, Division des petites créances, ou qui pourraient l'être advenant que le demandeur, afin de se rendre éligible devant cette Cour, réduise sa réclamation. Cette cour aura alors pleine autorité pour trancher le différend ou le litige.
Les présentes dispositions relatives à l'arbitrage ne devront pas avoir pour effet de restreindre le droit du syndicat et des copropriétaires d'exiger l'exécution en nature d'une obligation au moyen d'une injonction.
Voici maintenant un exemple de clause qui donne pouvoir aux administrateurs de représenter le syndicat de copropriété lors d'une médiation ou d'un arbitrage:
Outre les obligations et devoirs que la loi leur impose, les administrateurs du syndicat doivent: [...]
Représenter eux-mêmes le syndicat dans tous les actes civils, dans toute médiation, toute cause d'arbitrage et dans toute action ou procédure en justice ou désigner une ou des personnes pour y représenter le syndicat.
Pour entreprendre un processus de médiation, il faut que toutes les parties impliquées dans le différend aient donné leur accord, qu'elles soient de bonne foi et prêtes à faire preuve de transparence. Qui plus est, les parties devront s'entendre sur le choix du médiateur.
Vous pouvez contacter directement un professionnel qui s'annonce comme médiateur pour lui offrir un tel mandat. Sachez toutefois qu'il existe aussi des organismes qui ont déjà une banque de noms de professionnels accrédités ayant une formation de médiateur. Le Barreau du Québec est l'un de ces organismes. Il possède une liste de médiateurs accrédités ayant suivi et réussi la formation obligatoire requise, laquelle est dispensée par des professionnels chevronnés et eux-mêmes accrédités par cet organisme.
Le fait que votre médiateur soit accrédité par un organisme reconnu tel le Barreau du Québec, confère de nombreux avantages dont notamment le fait que le professionnel est assujetti à des règles déontologiques et qu'il est tenu de garantir sa responsabilité civile par une assurance professionnelle.
De plus, bien que l'article 4 du nouveau Cpc impose une obligation de confidentialité à toutes les personnes qui participent à la médiation, en vertu de son article 606, le privilège de non-contraignabilité ne s'appliquera uniquement qu'aux médiateurs accrédités :
606. Le médiateur ou un participant à la médiation ne peut être contrait de dévoiler, dans une procédure arbitrale, administrative ou judiciaire liée ou non au différend, ce qui lui a été dit ou ce dont il a eu connaissance lors de la médiation. Il ne peut non plus être tenu de produire un document préparé ou obtenu au cours de ce processus, saufsi la loi en exige la divulgation, si la vie, la sécurité ou l'intégrité d'une personne est en jeu, ou encore pour permettre au médiateur de se défendre contre une accusation de faute professionnelle. Enfin, aucune information ou déclaration donnée ou faite dans le cours du processus ne peut être utilisée en preuve dans une telle procédure.
Pour invoquer le privilège de non-contraignabilité, le médiateur doit être accrédité par un organisme reconnu par le ministre de la Justice; en outre, il doit être assujetti à des règles déontologiques et tenu de garantir sa responsabilité civile par une assurance de responsabilité ou au moyen d'une autre sureté.
(les soulignés sont les nôtres)
Finalement, nous ne saurions trop insister sur le fait qu'il est hautement préférable de contacter un médiateur accrédité, qu'il soit avocat ou notaire, qui, en plus de sa formation et de son expérience comme médiateur, a acquis une bonne expertise et une solide expérience dans le domaine de droit concerné par la médiation, soit dans le cas qui nous occupe, en droit de la copropriété divise.
Un médiateur accrédité avocat ou notaire dont la pratique est spécialisée dans le domaine de la copropriété divise est mieux à même de connaître la loi, la jurisprudence, les usages et les critères qui s'appliquent à ce domaine. Il pourra par conséquent bien diriger les participants tout au long de la médiation pour que ces derniers arrivent à une entente satisfaisante qui ne contreviennne pas aux dispositions d'ordre public du c.c.Q.
Enfin, lorsque la médiation aboutit à une entente entre les parties, le médiateur en formule les termes qui sont vérifiés par chacune des parties. Les parties y apposent alors leur signature ainsi que le médiateur qui signe comme témoin. Cette entente constitue une transaction au sens de l'article 2631 du c.c.Q. Elle pourrait être homologuée pour avoir la même force exécutoire qu'un jugement lorsque la médiation a cours dans le contexte d'un litige judiciaire existant.
Nous espérons que ces quelques informations vous seront utiles et que vous n'hésiterez pas à utiliser cet outil fantastique mis à votre disposition, ce mode de règlement des différends dont les avantages sont incontestables.
1 Loi instituant le nouveau Code de procédure civile, L.Q. 2014, c. 1.
2 Article 148 du nouveau Cpc;
3 Article 341 alinéa 2 du nouveau Cpc;
4 Christine GAGNON, « Questions d'actualité concernant la rédaction d'une déclaration de copropriété ", (2074) 1 C.P. du N. 323.
5 Id., p. 350.
6 Christine GAGNON, précitée, note 2, à la p. 350
Ce texte est publié à titre informationnel uniquement et ne constitue pas un avis juridique.
Me Stefania Chianetta, avocate, arbitre et médiatrice accréditée (IMAQ)
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